Lors d’un mariage, d’un gala ou d’une fête privée, l’entrée est l’endroit où la liste d’invités rencontre la réalité. Une invitation transférée, une photo du laissez-passer de quelqu’un d’autre ou un accompagnateur qui devient trois peuvent défaire des semaines de planification en quelques minutes. Un bon contrôle d’accès repose moins sur les portiers que sur un système simple que toute l’équipe à l’entrée applique.
Tenez une seule liste d’où tout le reste découle : le nom de chaque invité, son numéro de cellulaire, le nombre de personnes que son invitation admet et, s’il y a lieu, son type d’invité, comme VIP. Mettez le personnel, les fournisseurs et les photographes sur la même liste, pour que personne n’entre avec une histoire. Retirez les numéros de téléphone en double avant d’envoyer quoi que ce soit.
Un billet imprimé ou un code QR dans un courriel peut être photographié et transmis. Une invitation liée au téléphone de l’invité lui-même est beaucoup plus difficile à partager : l’invité l’accepte sur son téléphone, et son laissez-passer ne s’ouvre que là. Si, en plus, le code du laissez-passer change toutes les quelques secondes, une capture d’écran envoyée à un ami ne sert plus à rien quand il arrive à l’entrée.
Cocher des noms sur une liste imprimée, c’est s’exposer au classique « Je suis sur la liste, je suis avec Sara. » Scanner un laissez-passer à l’entrée répond aux vraies questions en une seule étape : est-ce un laissez-passer valide pour cet événement, à qui est-il destiné et combien de personnes admet-il? Quand un code est refusé, la personne à l’entrée doit voir pourquoi : une copie du laissez-passer de quelqu’un d’autre, un lien d’invitation au lieu d’un laissez-passer, ou un laissez-passer déjà utilisé.
Quand toute l’équipe à l’entrée partage une seule connexion, personne ne sait qui a laissé entrer qui. Donnez à chaque personne sa propre connexion, pour que chaque entrée et chaque refus soient enregistrés avec un nom et une heure. Cela protège votre personnel autant que l’événement.
Un code refusé est habituellement une erreur. Plusieurs en quelques minutes à la même entrée, souvent pas. Assurez-vous que les échecs répétés parviennent au reste de l’équipe à l’entrée et à l’organisateur pendant l’événement, et non dans un rapport le lendemain matin.
Tous les événements n’ont pas besoin de personnel à l’entrée toute la soirée. Une tablette sur un support peut scanner le laissez-passer de chaque invité, confirmer son groupe et l’enregistrer par elle-même, en signalant les refus à votre équipe.
Le contrôle d’accès implique de traiter des renseignements personnels. Ne demandez que ce dont l’entrée a besoin, dites aux invités ce que vous recueillez et supprimez-le une fois l’événement terminé et les questions réglées.
Cet article porte sur les événements sur invitation seulement. Pour les événements publics où des billets sont vendus, comme les festivals ou les concerts, utilisez une plateforme de billetterie; les mêmes principes s’appliquent à l’entrée.
QMyTurn envoie à chaque invité une invitation personnelle par texto, lui donne un laissez-passer qui ne fonctionne que sur son propre téléphone et change toutes les 30 secondes, et donne à chaque personne à l’entrée sa propre connexion. Les captures d’écran et les liens transférés sont refusés avec un message clair, trois tentatives échouées en dix minutes alertent votre équipe, les invités supplémentaires sont consignés pour vous et une borne d’enregistrement libre-service peut gérer l’entrée des petits événements. Toutes les données de l’événement sont supprimées 30 jours après l’événement. Découvrir QMyTurn pour les organisateurs d’événements ou pour les planificateurs de mariages.